Oleh Rosa Widyawan

Sumber : http://rosawidyawan.wordpress.com/2012/04/11/kemas-ulang-informasi-pada-tingkat-konsep-dan-fisik/

Kemas ulang informasi merujuk pada penyajian informasi dalam bentuk yang lebih bisa dipahami, lebih mudah dibaca, dapat diterima dan bisa dimanfaatan, Pengemasan informasi mempertimbangkan kebutuhan dan karakteristik seseorang atau kelompok pemustaka dan menyesuaikannya dengan leingkungan yang disediakan sehigga pengyebaran informasi terjadi. Namun demikian dalam penelitiannya, Iwhiwhu  (2008) menemukan bahwa ternyata kemas ulang informasi merupakan salah satu cara untuk meningkatkan pelayanan perpustakaan, terutama dalam era informasi elektronik. Dia menandaskan bahwa pustakawan perlu berpikiran kritis terhadap gejala yang berkembang saat ini dan mempunyai tekat untuk keinginan untuk menerapkannya kemas ulang dalam pelayanan perpustakaan.

Namun demikian, keberhasilan penyusunan kemas ulang informasi juga bergantung pada bergantung pada beberapa hal, antara lain ketepatan pustakawan dalam mengidentifikasi kebutuhan pemustaka, sesuai dengan kondisi sosial ekonomi saat ini. Hal seperti ini terjadi di Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (PDII-LIPI) ketika menawarkan paket kemas ulang informasi berupa panduan usaha dengan memanfaatkan teknologi tepat guna untuk industri kecil, pada saat krisis ekonomi terjhadi dan banyak pemutusan hubungan kerja secara massal.

            Kejadian di atas bisa dikatakan sebagai suatu kebetulan saja, namun demikian perlu dicatat bahwa kebutuhan informasi pemustaka, merupakan unsur penting untuk kebarhasilan atau efektifitas pelayanan kemas ulang informasi.Secara garis besar, pada umumnya kebutuhan informasi pemustaka pada umumnya dapat diperkirakan sebagai berikut:

  • Informasi produk.

Sebelum membeli sebuah produk, seseorang memerlukan informasi tentng produk yang akan dibelinya untuk mengetahui kualitas dan fitur produk itu.

  • Kesehatan.

Orang yang memerlukan informasi untuk hidup sehat, dan bagaimana memahami kesehatan diri dan keluarganya.

  • Pemerintahan.

Orang perlu memahami masyarakat dan negaranya , dan mengetahui wakil yang dipilihnya, bagaimana caranya untuk menghubungi mereka sehingga mereka dapat berpartisipasi dalam menyusun kebijakan.

  • Melakukan sesuatu.

Informasi seperti ini banyak diperlukan orang seperti memperbaiki mobil, membuat kue, dan lain sebagainya.

  • Pengkayaan pribadi

Mereka yang ingin tahu kata-kata pujangga dalam sebuah puisi atau lirik lagu, mencari panduan perjalanan, bermain game secara online, mengetahui situs web yang cocok untuk anak-anak, atau menikmati karya pelukis kesayangannya.

  • Pekerjaan.

Orang yang berbisnis tentunya memerlukan statistik, alamat, informasi yang berkaitan dengan hukum dan perundang-undangan. Pelajar perlu bantuan untuk menyelesaikan tugas mereka, atau mereka yang memerlukan nasehat berkaitan dengan perubahan tugas atau mendapatkan pekerjaan yang lebih baik.

  • Sekolah.

Tugas sekolah memerlukan sumber informasi dari perpustakaan atau panduan dalam mencari situs pekerjaan rumah yang terbaik.

Sementara kelompok masyarakat mempunyai kebutuhan akan kemas ulang informasi yang berbeda, misalnya jika ditinjau dari kebutuhan pemustaka dar kalangan masyarakat umum dapat  dikaitkan dengan informasi produk, pengkayaan pribadi atau produk kemas ulang untuk melakukan sesuatu, yang dikaitkan dengan usaha kecil seperti  panduan usaha untuk bengkel sepeda motor, atau beternak lele. Panduan usaha ini bisa berbentuk leaflets, booklets, atau poster. Produk kemas ulang berupa corporate intelligence, Directori komoditas, atau Pohon Industri barang kali akan lebih cocok untuk masyarakat Industri. Sementara masyarakat ilmiah seperti Mahasiswa, Ilmuwan, maupun peneliti cenderung membutuhkan tinjauan literatur, kumpulan Abstrak, atau bibliografi beranotasi. Sementara ringkasan eksekutif, dan Data Statistik terseleksi akan lebih cocok untuk para manager atau penentu kebijakan.

Setelah menentukan topik sesuai dengan kebutuhan pemustaka, pustakawan perlu menelusur dan mengumpulkan informasi secara sistematis dan mengelompokkan secara sestematis, sehingga akan memudahkan penyusun kemas ulang untuk mencarinya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Dalam hal ini ketersediaan bahan, konten informasi yang kebanyaan berasal dari bahan yang diterbitkan, data dari lembaga riset dan pelayanan statistik pemerintah, juga dari informasi elektornik yang diperoleh dari pelayanan online, memainkan peran penting dalam penyusunan kemas ulang informasi. Untuk mempersiapkannya dokumen-dokumen yang relevan dengan topik dikumpulkan untuk dianalisis dan disentesakan, kemudian dikemas dalam media penyampaian yang tepat.

  • Tujuan kemas ulang
  • Kebutuhan kemas ulang informasi berasal dari gejala yang dinyatakan oleh Richard Wurman (1989) sebagai Kecemasan Informasi: suatu keadaan  karena kesenjangan antara apa yang harus kita pahami dan  pemahaman kita … ketika infromasi tidak memberitahu kita apa yang ingin kita ketahui.

 

  1. Kemas Ulang pada tingkat Konsep (Analisis dan sintesis Informasi)

Dokumen yang diperkirakan relevan dengan kebutuhan pemustaka dianalisis dan disintesakan. Analisis informasi adalah identifikasi unsur-unsur yang ada dalam dokumen dan hubungan struktural mereka. Sintesis Informasi adalah menyunting, menggunakannya kembali, menggabung, menyusun kembali unsure-unsur dokumen untuk menyampaikan tujuan, focus, atau perspektif baru. Informasi yang berisi sumber-sumber ini perlu dievaluasi kesahihananya, reliabilitasnya, juga nilai intrinksiknya. Untuk data-data yang penting, seperti data kesehatan, penekanannya pada keakuratan, tepat waktu, dan nilai-nilai manfaat. Beberapa disiplin terutama Sains Keras mempunyai data standar yang mendukung komunikasi teknis. Misalnya the Committee for Science and Technology (CODATA) dari International Council of Scientific Union (ICSU) menerbitkan CODATA Bulletin berisi evaluasi data dan tabel penting.

            Data data statistik dan observasi, kurang tepat untuk standardisasi oleh lembaga disiplin atau professional. Penafsiran terhadap data semacam itu bisa jadi lebih subjektif. Analisis dan evaluasi data seperti itu, lebih berorientasi pada penafsiran dari tujuan pemustaka dalam konteks situasi masalah yang dipertanyakan. Ketika sumber-sumber non dokumen digunakan misalnya nara sumber dan kehidupan sehari-hari, informasi dan kredibilitas sumber harus dipastikan.

a)      Analisis Informasi

Analisis informasi didefinisikan sebagai proses memilah batang tubuh informasi kedalam unsur-unsur berbasis relevansi mereka pada tugas atau masalah pemustaka. Proses analisis terdiri dari beberapa langkah di bawah ini:

i)                    Membaca, mengulas, dan memeriksa dokumen-dokumen yang relevan dan mamastikan isinya  terkait dengan kebutuhan pemustaka dengan mempertimbangkan tujuannya.

ii)                  Mengelompokkan sumber  berdasarkan kriteria pilihan dan evaluasi misalnya bahasa dan subjek.

iii)                Meringkas bagian yang paling relevan, membandingkan dan memilih dan meringkas bagian yang relevan itu sesuai kebutuhan pemustaka.

iv)                Jika tidak ada dokumen yang mengenai aspek-aspek kebutuhan pemustaka, pustakawan dapat mengisi kesenjangan itu dengan menciptakan informasi (misalnya mencari dan  menafsirkan data yang relevan) atau merekamnya (mengadakan wawancara pada nara sumber atau merekam dengan video proses langsung).

v)                  Memastikan isi data dengan melihat keakuratan, ketepatan waktu, dan kredibilitas sumber.

vi)                Menyusun dan meringkas informasi kedalam kelompok menurut isi, klasifikasi atau tipografi sesuai tujuan pemustaka.

Metoda evaluasi harus diseleksi berdasarkan kemampuan mampu menjawab pertanyaan evaluasi dalam setiap proyek evaluasi. Terdapat sejumlah pertimbangan ketika memilih etoda evaluasi. Menurut Duignan, P. (2008) menyatakan bahwa analisis dokumen itu untuk meringkas tema sejalan dengan topik yang dievaluasi. Ini termasuk jenis dokumen seperti laporan formal, catatan rapat, memo dan laporan media tercetak maupun elektronik. Analisis bisa dari ringkasan tema umum sampai analisis rinci dan khusus. Bisa dengan menggunakan analisis kuantitatif misalnya benghitung berapa kali sebuah tema terjadi dan kualitatif mengidentifikasi tema penting.

b)     Sintesa informasi

Sintesa informasi merupakan proses menyatukan dan mengkondolidasikan informasi yang dipilih menjadi struktur baru. Sintesis merupakan diskusi tertulis yang menggambarkan satu adau lebih sumber informasi. Sintesis mengikuti bahwa kemampuan kita membuat sintesis bergantung pada kemampuan kita untuk menghubungkan sumber seperti essai, artikel, fiksi dan juga sumber yang tidak tertulis seperti kuliah, wawancara dan observasi. Proses sintesa mencakup mengubah sistem simbol, kode, channel, dan media dari dokumen. Pada umumnya proses itu meliputi:

  • Menggabungkan informasi yang telah diringkas kedalam kategori yang sama
  • Membandingkan dan mengevaluasi lembaran yang berbeda terkait dengan konsistensi dan keterkaitan serta perbedaan. Memastikan keakuratan, misalnya  dengan melihat waktu penerbitan, unit-unit yang dianalisis, atau penonjolan.
  • Memilih bagian atau sudut pandang mana data tersebut disajikan. Dalam hal ini harus diputuskan antara kelebihan dan kontradiksi.  Dalam menyajikan pilihan bagi pembuat keputusan. Pendekatan ini memungkinkan pemustaka untuk menghargai beberapa pilihan sebelum memilih salah satu topik
  • Mengintegrasikan  informasi dalam suatu paket yang tepat untuk disajikan pada pemustaka. Pemustaka harus diberi kesempatan untuk mengulas dan memeriksa paket sehingga bsa memberikan umpan balik.

Idealnya proses analisis dan sintesis harus dilaksanakan bersama-sama pemustaka. Masukan pemustaka merupakan masukan strategis  dan penting untuk memastikan hasil akhir tidak hanya berkaitan dengan kebutuhan pemustaka,  tetapi juga dapat diterapkan  untuk melaksanakan tugas.

  1. Kemas Ulang pada Tingkat Fisik

Kemas ulang dapat dilaksanakan pada tingkat sistem symbol, channel, dan media dari dokumen untuk meningkatkan akses fisik maupun konseptual.

a)      Simbol, channel, dan Media

  • Simbol adalah tanda yang mewakili sesuatu yang bukan dirinya, misalnya kata, gambar, dan grafik. Penggunaannya  diatur dengan system hukum dan peraturan yang dikenal sebagai kode. Makna symbol bisa jelas (denotative) atau menyatakan secara tidak langsung melalui budaya dan norma (connotative)
  • Channel disini dimaksudkan untuk menunjukkan sarana fisik dimana tanda disalurkan atau dirasakan seperti cahaya, suara dan gelombang radio.

Hubungan antara symbol, channel, dan kode dapat diambarkan dengan menggunakan pembicaraan manusia. Pembicaraan menggunakan bahasa verbal sebagai kode utama. Kata-kata dapat dikodekan kembali dengan kode sekunder seperti bentuk paralanguage(Intonasi, penekanan, volume suara) dan kode-kode lain: bahasa isyarat bisu tuli; Morse; Braille; lukisan dls. Kode berupa gerakan dan angel kamera (close-up, long dan medium shot, sudut pandang frontal dan sisi, panning dan zoom), pencahayaan, warna, speed, framing, dan editing adalah contoh kode spesifik medium Televisi.

Medium adalah sarana fisik dan teknik dari mengubah sibol kedalam format yang mampu disalurkan melalui channel yang dipilih. Misalnya suara kita merupakan media untuk menyampaikan symbol kata sebagai gelombang suara (chanel). Nakah di kertas merupakan media cetak: surat, gambr, dan grafik diterima dengan bantuan gelombang cahaya (channel). Media siaran Televisi dan Radio menggunakan channel gelombang cahaya dan radio (Elektromagnetic) untuk transmisi. Sekali lagi, kata-kata dan gambar di televise merupakan symbol yang membawa informasi.

            Beberapa symbol dan channel diberi kode dan ditransmisikan melalui system symbol melalui media tertentu misalnya radio untuk symbol suara dan TV untuk gambr bergerak dengan suara. Keefektifan media yang berbeda dalam menyapaikan informasi adalahsuatu fungsi dari system symbol dan channel yang mereka bawa dan proses cognitive manusia penting untuk menguraikan isi sandi.

b)     Mengemas ulang system simbol, channel, dan Media

Dokumen dapat dikemas ulang tanpa mengubah system symbol seperti dalam menyiapkan Ringkasan Eksekutif laporan dalam format teks. Ketika naskah diubah menjadi chart, grafik, dan gambar, system symbol telah diubah. Perubahan sytem symbol dapat meminta peubahan kode jug. Jika RIngkasan eksekutif didokumentasikan dalam diagram dan chart di kertas, kode untuk tatabahasa dan kosa kata tekstual diubah untuk kode grafik. Misalnya dengan pie chart, kode terdiri dari aturan untuk menterjemahkan irusan kue dalam ukuran relative dan penggunaan warna untuk mempertegas kontras dan estetika. Kode untuk mentransfer teks pada kertas ke teks elektronik, memerlukan kode word processor, Microsoft Word protocols. Chennel untuk system simbolnya (gelombang cahaya) tetap sama.

            Jika ringkasan eksekutif direkam dalam pita kassete, channel yang digunakan untuk menyampaikan symbol berubah dari gelombang cahaya ke gelombang suara. Akibatnya, channel baru memerlukan medium baru untuk transmisi. Pita audio atau media CD-ROM sekarang menggantikan medium kertas. Ketika sebuah novel dibuat menjadi sebuah film, system symbol teks digantikan dengan symbol gambar bergerak, warna, dan suara (dialog, musik). Channel berubah terdiri dari tahan gelombang suara pada gelombang cahaya.. Film celluloid dan media video menggantikan media buku dan kertas. Pilihan dibuat pada setiap tingkat kemas ulang diinformasikan oleh peralatan symbol., code, dan channel dan system media dengan mempertimbangkan ketepatan bagi karakteristik pemanfaatn informasi manager.

c)      Peralatan (properties) dari symbol, channel, dan system media

Keputusan dalam pemanfaatan symbol, channel, dan media yang berbeda dalam kemas  ulang harus dibentuk oleh kebutuhan informasi dan pemanfaatan karakteristik dari pemustaka manager. Panduan untuk kombinasi tepat dari symbol, channel, dan media abound dalam literature teknologi instruksional. Beberapa contoh akan dibicarakan di sini.

            Ketika menetapkan untuk memberikan kode informasi dalam naskah cetak atau elektronik Seseorang perlu mempertimbangkan kemampuan membaca (Trampil atau tidak trampil) dan pengetahuan tentang subjek (expert atau novice) dari pemustaka. Bagi pembaca yang tidak terampil dan subject novice, stabilitas naskah pada kertas akan mampu: variable pacing dalam membaca dan membaca ulang informasi teknis atau informasi yang kurang dipahami; dan waktu yang cukup untuk mengingat makna yang tepat dalam konteks diingat dalam waktu lama. Bagi pembaca yang lebih trampil dan mempunyai beberapa pengetahuan subjek yang relevan, stabilitas teks mempermudah: memindai bacaan terpilih dari teks yang banyak; dan menggunakan satu kata untuk memindai informasi yang banyak itu (Menggambarkan pengetahuan mereka yang luas untuk memenuhi kawasan teks yang glossed over).

            Untuk mempermudah membaca, memahami, dan mengingat (retention), seorang pustakawan bisa:

  • Menyusun ulang naskah dengan isyarat verbal dan visual, serta tata letak.
  • Menggalang hubungan internal diantara konsep yang berbeda dalam naskah.
  • Memusatkan perhatian pada unsur-unsur topik yang relevan dengan kebutuhan pemustaka (repurposing dand restructuring).
  • Menempatkan visual (gambar dan grafik) dekat dengan teks yang relevan sehingga mudah dimengerti.
  • Memberikan ringkasan eksekutif  pada awal laporan bagi pembaca terampil dan mereka yang ahli dalam subjek. Juga sering  memasukkan ulasan dalam teks untuk meningkatkan ingatan, terutama bagi orang baru.
  • Gunakan pointer untuk  menengarai perihal penting untuk mempermudah identifikasi selanjutnya.

Pengetahuan interaksi antara karakteristik pemustaka dan simbol lain, channel, dan kombinasi media misalnya visual (still image); audio-visual (gambar bergerak dengan suara); interaktif, hypertext, dan lingkungan mulitimedia, menunjukkan strategi berbeda dalam kemas ulang.

Beberapa masalah itu antara lain bahwa sumber-sumber yang relevan tidak ditulis atau direkam dalam bahasa yang dipahami oleh pemustaka, misalnya dalam bahasa asing atau bahasa daerah yang bukan bahasa tutur pemustaka, sehingga pustakawan harus menerjemahkannya. Bisa juga ditulis dalam huruf yang tidak dipahami pemustaka, misalnya hurup pegon, arab, Cina, Jawa, sehingga pemustaka perlu membuat romanisasi aksara sumber.

Acap kali sumber yang relevan tidak ditujukan untuk kebutuhan informasi dari sudut pandang tugas,  tujuan dan konteks pengguna. Sumber informasi yang digunakan kemungkinan berisi informasi yang sangat teknis dan rinci sehingga tidak cocok dengan pengetahuan, pengalaman, atau karakteristik penggunaan informasi pemustaka.

  1. Alih Informasi

Sumber informasi tidak hanya mempertimbangkan ketepatan waktu, melainkan juga proaktif dengan mempertimbangkan keadaan pemustaka. Tingkatan model tersebut adalah:

  • Kesadaran – ketika pemustaka mempelajari adanya inovasi
  • Timbulnya minat dan pengetahuan – ketika pamustaka mencari informasi lebih lanjut tentang inovasi tersebut
  • Pembentukan perilaku – ketika pemustaka mengevaluasi inovasi dan mememntukan apakah mereka menyukai atau tidak menyukai inovasi tersebut.
  • Keputusan untuk mencoba – ketika pemustaka berusaha menerapkan inovasi dalam skala kecil, dan
  • Penerimaan atau penolakan – ketika pemustaka menolak inovasi atau  melaksanakan inovasi itu sepenuhnya.

Pustakawan mendukung tawaran manager untuk memperkenalkan inovasi di lingkungan perusahaan dapat  memeberikan kesadaran dengan menyediakan brosur promosi dan newsletter. Selanjutnya minat dan permintaan pengetahuan tambahan berkenaan dengan proyek didukung dengan ulasan state of the art, sintesa laporan penelitian, data penting, sumber, dan analisis ekonomi.  Kajian analitis dengan comparative, competitive, dan analisis dampak, akan lebih tepat pada tahap pembentukan perilaku. Data disajikan dalam bentuk grafik, filmg, atau video, menggambarkan konteks dan pengalaman akrab dan sumber yang dapat dipercaya (Misalnya pengarang yang ternama, pendapat pimpinan) adalah sarana yang efektif pada tahap ini untuk membantu keputusan untuk menerima atau menolak. Membuat kontak dengan individu atau kelompok yang mempunyai pengalaman dengan teknologi  masing masing harus digali.

            Panduan training dan teknis, buku panduan, dan sinstesis pengalaman mungkin tidak berharga pada taham uji coba. Bahan-bahan grafis, film, video, dan tabel tidak berharga lagi bagi staf maupun manajemen untuk mempelajari bagaimana menerapkan pengetahuan baru untuk mendukung pekerjaan mereka sehari-hari. Tingkat penerapan terakhir lebih membutuhkan manual (operasional) buku panduan, laporan pasar, trend, dan evaluasi, hasil dan analisis dampak.

            Selama kebutuhan informasi itu dinamis, pustakawan secara berkelanjutan mengikuti kebutuhan manajer dan mengevaluasi gunaan informasi mereka. Interaksi antara manager dan pustakawan adalah, dinilai dengan proses klinis dan sitematis dari diakgnosis, pembuatan resep, penerapan (kemas ulang dan penggunaan produk), serta evaluasi.

            Pelayanan kemas ulang informasi kemungkinan akan lebih efektif jika melibatkan para pemangku kepentingan (stakeholders) untuk mengapresiasi format yang memuat informasi yang dikemas ulang, dan ketepatan saluran desiminasi yang digunakan. Perlu di dicatat bahwa selama informasi itu tidak statis, program kemas ulang apapun perlu selalu memberikan akses pad aperubahan itu.

Sumber

Agada, J (2000) Repackaging information. In Knowledge Management for the Information Professionals. Edited by T. Kanti Srikantaiah & M. Koenig. Pp. 333-346. Medford, N.J.: Information Today.

Duignan, P. (2008). Methods and analysis techniques for information collection.Outcomes Theory Knowledge Base Article No. 219. (http://knol.google.com/k/paul-duignan-phd/-/2m7zd68aaz774/35).

Goldsmith, P.G., (1986) Information Synthesis: a Practical Guide. Health Services Research 2(21) available athttp://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC1068946/pdf/hsresearch00501-0091.pdf

Iwhiwhu, E.B (2008) Information Repackaging and Library Services: A Challenge to Information Professionals in Nigeria, Library Philosophy and Practice 2008

Michican State University Introduction to Synthesis, available athttps://www.msu.edu/~jdowell/135/Synthesis.html

Price;, D.S (2006)  Knowledge Production tersedia dihttp://www.iva.dk/bh/core%20concepts%20in%20lis/articles%20a-z/information_explosion.htm

Spang-Hanssen, H. (2001): How to teach about information as related to documentation.Human IT5(1), 125-143. http://www.hb.se/bhs/ith/1-01/hsh.htm diakses 18 Fwebruari 2011

Stilwell, C. (1999)  Repackaging Information: a review.www.hs.unp.ac.za/infs/kiad/04stilw.doc

Sturges, P. and G. Chimseu. 1996. Information repackaging in Malawi. African journal of library, archives and information science 6(2): 87

Wikipedia, the free encyclopedia. (2005). Information explosion.http://en.wikipedia.org/wiki/Information_explosion