Oleh Rosa Widyawan
Di dalam persaingan bisnis yang semakin ketat sekarang ini, para manajer menginginkan akses informasi mudah dan cepat untuk membuat keputusan. Selama ini sistem perpustakaan khusus telah berusaha untuk mendukung kebutuhan informasi organisasi induknya. Namun demikian sistem ini belum tentu mampu mengantisipasi penggunaan informasi masing masing manajer. Kemas ulang informasi bisa dikatakan menjadi pelayanan yang tepat, karena pelayanan ini menggabungkan konsep-konsep konsolidasi informasi.

Dalam hal ini, Saracevic dan Wood (1981) menandaskan bahwa teks atau pesan disusun dari pengetahuan publik untuk mempengaruhi pengertaan dan keputusan pribadi, karena ornag tersebut tidak bisa secara efektif menggunakan dokumen asli. Perlu dicatat bahwa para manager itu tidak mempunyai banyak waktu untuk menelusur, mengevaluasi, mensintesakan, dan menerapkan informasi mereka peroleh untuk tugas-tugas mereka. Oleh karena itu, pelayanan kemas ulang informasi yang telah diproses dan disesuaikan dengan rencana kebijakan mereka akan medorong efisiensi kerja mereka.
Dengan kata lain, Kemas ulang informasi merupakan proses pengelolaan pengetahuan dengan memberikan nilai tambah kemudahan akses secara konseptual maupun fisik. Tingkat fisik kemas ulang termasuk merestruktur kode, symbol, channel, dan system media sumber informasi. Sementara konseptual termasuk analisis, menyunting, menerjemahkan, dan mensintesakan informasi dari berbagai dokumen menjadi suatu dokumen baru. Berbeda dengan pelayanan informasi tradisional, yang secara umum dievaluasi dengan pembagian (provision) sumber-sumber yang relevan, kemas ulang informasi dinilai oleh tingkat kebutuhan pemustaka diselesaikan secara memuaskan (Satisfactorily resolved).
Misalnya, seorang pustakawan membantu manajer dalam menyiapkan proposal anggaran, tidak berhenti pada menyediakan akses pada dokumen yang relevan, tetapi menyesuaikan informasi dokumen (misalnya literature professional dan pemerintah) dan non-dokumen ( seperti arsip organisasi, kebiasaan dan pengetahuan, dan “ceritera”) kedalam paket yang lebih persuasive. Kemas ulang bisa juga membuat grafik dari sumber untuk menggambarkan trend, hubungan, dan proyeksi. Terutama data dari berbagai sumber dianalisis dan dipastikan kesahihan, kelengkapan, dan ketepatan waktunya. Sumber-sumber informasi itu disintesakan dan disunting menjadi satu dokumen khusus untuk kebutuhan manager. Pelayanan kemas ulang informasi bisa juga mencakup sejumlah interaksi antara manajer dan professional informasi dan dapat mengarah pada pengembangan sejumlah dokumen. Namum dalam praktik kita akan mengalam beberapa masalah antara lain:
• Sumber informasi relevan dengan kebutuhan pemustaka, tetapi perlu penggunaan penggunaan yang efisien.
• Sumber-sumber itu mungkin tidak ditulis atau direkam dalam bahasa atau pemahaman pemustaka
• Sumber-sumber itu tidak ditujukan untuk kebutuhan informasi dari sudut pandang tugas, tujuan dan konteks pemustaka.
• Informasi yang tersedia mungkin diberi kode dalam symbol, channels, atau media yang tidak dikenal atau tidak cocok untuk diproses pemustaka.
• Ketersediaan informasi secara rinci mungkin tidak cocok dengan pengetahuan, pengalaman, atau karakteristik penggunaan informasi pemustaka sebelumnya

Sementara pelayanan informasi tradisional terfokus pada penyediaan akses pada sumber-sumber informasi yang relevan, pelayanan mengemas ulang menyesuaikan informasi sehingga tidak hanya relevan, tetapi berhubungan dan dapat digunakan oleh pemustaka.. Tujuan akhir kemas ulang adalah mengatasi kebutuhan manager secara efaktif sehingga mencapai kepuasan mereka. Untuk kebutuhan informasi manager, ciri-ciri dokumen perlu disejajarkan dengan karakteristik pemanfaatan informasi pemustaka. Misalnya, jika dokumen cocok dengan dasar pengetahuan manajer, konteks dan kompleksitas tugas, tetapi ditulis dalam bahasa yang tidak tepat dan tingkat pemahaman yang tidak tepat pula, maka pustakawan perlu menerjemahkan dokumen yang dipahami oleh manager dan menuliskan kembali isi sesuai dengan tingkat pemahaman manager.

Selanjutnya, dokumen bisa jadi menyimpan informasi dalam symbol, channel, dan media (diterangkan selanjutnya) yang mungkin tidak akrab dan tepat untuk pemustaka atau lingkungannya. Pemustaka mungkin bisa memberikan sandi terhadap informasi dengan menggnakan system symbol, channel, dan media baru untuk mempermudah pemanfaatannya. Misalnya, rekaman suara sebuah laporan yang harus diperiksa manager ketika dia ketika berangkat/pulang kantor menunjukkan perubahan teks di kertas ke media pita audio (celluloid).
Pustakawan dapat menggunakan model konseptual untuk mengolongkan bebera karakteristik manager.

Beberapa model proses memungkinkan diagnosis dari tahap pemanfaatan informasi atau pelaksanaan tugas (mialnya Model Difusi inovasi Roger (1983); dan model proses pencarian informasi Kuhlthau b(1993). Lainnya seperti indicatorr jenis Myers-Briggs (Brigg-Myers dan McCaulley, 1985) dan inventarisasi gaya belajar (Kolb, 1984) menilai gaya belajar dan kognitif. Walaupun terdapat ketumpangtindihan antar model yang berbeda, satu model bisa digunakan untuk menganalisis lebih dari satu karakteristik. Model difusi innovasi Roger digunakan untuk mengambarkan manfaat model untuk diagnosis.

Model difusi Roger dapat digunakan untuk menganalisis proses menerapkan sebuah inovasi, misalnya teknologi baru. Pustakawan bisa menggunakan model ini untuk memantau kebutuhan langsung atau kebutuhan yang diproyeksikan manager, begitu mereka berinteraksi dengan informasi tentang teknologi, sehingga untuk menyajikan sumber informasi tidak hanya mempertimbangkan ketepatan waktu, melainkan juga proaktif dengan mempertimbangkan keadaan pemustaka. Tingkatan model tersebut adalah:

• Kesadaran – ketika pemustaka memelajari adanya inovasi
• Timbulnya minat dan pengetahuan – ketika pamustaka mencari informasi lebih lanjut tentang inovasi tersebut
• Pembentukan perilaku – ketika pemustaka mengevaluasi inovasi dan mememntukan apakah mereka menyukai atau tidak menyukai inovasi tersebut.
• Keputusan untuk mencoba – ketika pemustaka berusaha menerapkan inovasi dalam skala kecil, dan
• Penerimaan atau penolakan – ketika pemustaka menolak inovasi atau melaksanakan inovasi itu sepenuhnya.

Pustakawan mendukung tawaran manager untuk memperkenalkan inovasi di lingkungan perusahaan dapat memeberikan kesadaran dengan menyediakan brosur promosi dan newsletter. Selanjutnya minat dan permintaan pengetahuan tambahan berkenaan dengan proyek didukung dengan ulasan state of the art, sintesa laporan penelitian, data penting, sumber, dan analisis ekonomi. Kajian analitis dengan comparative, competitive, dan analisis dampak, akan lebih tepat pada tahap pembentukan perilaku. Data disajikan dalam bentuk grafik, filmg, atau video, menggambarkan konteks dan pengalaman akrab dan sumber yang dapat dipercaya (Misalnya pengarang yang ternama, pendapat pimpinan) adalah sarana yang efektif pada tahap ini untuk membantu keputusan untuk menerima atau menolak. Membuat kontak dengan individu atau kelompok yang mempunyai pengalaman dengan teknologi masing masing harus digali.
Panduan training dan teknis, buku panduan, dan sistesis pengalaman mungkin tidak berharga pada taham uji coba. Bahan-bahan gravis, film, video, dan table tidak berharga lagi bagi staf maupun manajemen untuk mempelajari bagaimana menerapkan pengetahuan baru untuk mendukung pekerjaan mereka sehari-hari. Tingkat penerapan terakhir lebih embutuhkan manual (operasional) buku panduan, laporan pasar, trend, dan evaluasi, hasil dan analisis dampak.
Selama kebutuhan informasi itu dinamis, ggupustakawan secara berkelanjutan mengikuti kebutuhan manajer dan mengevaluasi gunaan informasi mereka. Interaksi antara manager dan pustakawan adalah, dinilai dengan proses klinis dan sitematis dari diakgnosis, pembuatan resep, penerapan (kemas ulang dan penggunaan produk), serta evaluasi.

A. Jenis Pelayanan
Pelayanan kemas ulang dapat digolongkan kedalam tiga jenis. Penggolongan berbeda menurut rangkaian kesatuan oleh tingkat nilai tambah terhadap sumber informasi orisinal. Pada satu sisi rangkaian itu adalah lokasi dan sarana akses; sedangkan di sisi lain adalah dokumen-dokumen yang dikemas ulang dan pelayanan-pelayanan yang disesuaikan untuk memberi kemudahan dalam memenuhi kebutuhan pemustaka.

a) Lokasional dan sarana akses

Beberapa pelayanan kemas ulang memerlukan rancangan dan panduan yang memfalitasi penelusuran dan identifikasi dokumen primer yang diminati pemustaka. Pemustaka yang menelusur literatur perlu bantuan agar lebih efektif, sehingga pustakawan perlu menyusun produk kemas ulang berupa panduan. Panduan-panduan seperti ini bukanlah seperti yang disediakan perpustakaan atau yang secara komersial, akan tetapi panduan yang disesuaikan dengan kebutuhan pemustaka yang unik. Contoh panduan adalah pathfinders, daftar sumber, bibliografis, indeks, abstrak dan database pesanan.

a) Sumber representasional (Analisis dan sintesis)
Berbeda dengan sarana akses dan lokasional yang mengidentifikasikan dan membantu dalam seleksi dan tempat sumber, sarana representasional adalah merumuskan kembali primer kedalam dokumen sekunder dan tertier. Dokumen primer digabung dan disajikan ulang kedalam berbagai bentuk baru. Penggabungan dan penciptaan kembali berdasarkan analisis isi dokumen primer dan sintesa mereka diberikan pada pemustaka potensial. Contohnya adalah terjemahan, ulasan, laporan state of the art, buku panduan, dan manual.

b) Penafsiran Sumber dan evaluasi
Ini merupakan dokumen yang dipesan atau pelayanan untuk membantu pemustaka untuk memenuhi kebutuhan informasi ditafsirkan dalam konteks, sudut pandang, dan tujuan pemustaka. Pustakawan yang terlibat dalam evaluasi memberikan uraian singkat pada manager berkaitan dengan pilihan-pilihan yang tersedia untuk memecahkan masalah yang ada dan merekomendasikan tindakan-tindakan yang tepat. Untuk bisa memainkan peran itu, pustakawan harus mempunyai hubungan dekat dengan pemustaka. Contohnya adalah ringkasan eksekutif, analisis pilihan dan rekomendasi.

B. Metodologi Kemas Ulang Informasi
Dalam merancali informasi ituang kemas ulang penting untuk mendapatkan informasi spesifik tentang target audience untuk mengumpulkan, memproses dan menerapkan informasi yang diminta, setelah itu mendesign dan mengemanya kembali.
Metodologi berikutnya mencakup:
a) Persiapan draft pertama
Draft pertama yakni informasi terseleksi yang disiapkan oleh pustakawan. Produk yang dikemas ulang harus memberikan deskripsi cukup tentang infomasi yang diperlukan dan dikomunikasikan pada pemustaka target.
Draft pertama merupakan dokumen sederhana kemas ulang informasi. Dengan menciptakan draft pertama, kita dapat memastikan bahwa perencanaan mendatang dapat dipertimbangkan sebelum menentukan langkah-langkah berikutnya. Dalam hal design, misalnya. Designer akan menggunakan draft pertama ini untuk merumuskan konsep dan estetika paling efektif sesuai dengan parameter yang ditentukan. Draft pertama kemudian dianalisis dengan merujuk pada pemustaka target, kandungan informasi, anggaran untuk media pembawa pesan juga siklus hidup pembawa pesan itu.
b) Menganalisis Draft Pertama
Draft pertama dianalisis dengan merujuk pada target, kandungan informasi, anggaran dari media pembawa pesan juga siklus media.
c) Mendesign media pembawa pesan
Media pembawa pesan hendaknya menarik perhatian pembaca.
d) Pemilihan Media Pembawa Pesan
Media pembawa pesan hendaknya dirancang menurut jenis, dan ukuran. Kita perlu mempertimbangakan medium seperti CD atau DVD, bahan-bahan tercetak seperti leaflets atau booklets
e) Pembuatan Media Pembawa Pesan
Sebelum diproduksi media pembawa pesan harus dirancang dengan baik.
f) Merencanakan Sistem Umpan Balik
Merancang umpan balik itu penting untuk menilai keberhasilan kemal ulang informasi. Umpan balik bisa dijaring melalui alamat telefon atau e-mail dicantumkan dalam produk kemas ulang informasi.
C. Evaluasi Kemas Ulang
Pelayanan kemas ulang dapat dievaluasi pada dua tingkat: Pertama, kualitas informasi yang disediakan dan kedua adalah manfaat nilai pelayanan bagi pemustaka.

a) Kualitas Informasi yang Disediakan
Kriteria untuk menilai kualitas informasi dipakai dalam menyeleksi dan menganalisis informasi untuk kemas ulang. Dalam memilih sumber informasi untuk kemas ulang, pustakawan mencek dan memastikan bahwa sumber-sumber informasi dan isinya mempunyai nilai keaikan intrinksik dalam hal validitas dan realibitasnya. Kriteria evaluasi termasuk kesahihan, kemutakhiran, kelengkapan, keseimbangan, dan kredibilitas informasi.. Kriteria evaluasi ini beragam, bergantung pada sifat informasi dan kebutuhan mnanager. Untuk pelayanan berbasis riset, paradigma riset atau orientasi sumber, harus disesuaikan dengan pemustaka. Kriteria lain untuk karya-karya riset dan non riset adalah sebagai berikut:
• Kepengarangan Sumber informasi – Penulis, penerbit, lembaga sponsor atau penyandang dana, ulasan, indeks sitasi, dsb.
• Perbandingan dan korelasi unit informasi dengan sumber-sumber baik lainnya. Perbandingan dan korelasi dapat memastikan atau mengungkap ketidakcocokan. Hal ini bermanfaat untuk data penting untuk merencanakan eksperimen dan proyek, menguji informasi untuk menentukan kondisi untuk variabel yang berbeda, dan membandingkan diskripsi variabel tersebut dlam dan diantara rekord. Mislanya jika satu diskripsi gejala benar, dengan implikasi, perlakuan lain terdapat di sumber lain harus memenuhi estimasi yang dihitung, misalnya dengan distribusi normal, fakta sejarah, dls.
• Akal sehat, intuisi, dan kesan berdasarkan pengetahuan dan pengalaman seseorang, cocok dengan pemustaka juga pihak ketiga yang punya nama baik dan tidak memihak.

Walaupun definisi pragmatis ini dapat digunakan untuk segala tujuan keseharian, para spesialis seirng mengunakan model yang lebih rumit untuk kualitas informasi. Kebanyakan praktisi sistem informasi menggunakan istiolah yang sama dengan kualitas data. Namun demikian, selama para akademisi membuat perbedaan antara kualitas data dan kualitas informasi. Perbedaan mungkin mirip dengan perbedaan antara sintaksis dan semantis dimana misalnya nilai semantis dari “satu” dapat diungkapnya dalam sintaktaksis dari 0001; 1,000; 01.0 atau 1. Oleh karenanya perbedaan data mungkin tidak selelu mewakili kualitas informasi yang buruk.
Jaminan kualitas informasi adalah proses untuk menjamin informasi tertentu memenuhi konteks khusus persyaratan kualitas. Namun demikian Ivanov, K. (1995). Menyatakan bahwa semakin tinggi kualitas, semakin yakinlah dalam memenuhi konteks yang lebih umum, kurang spesifik.
Kualitas informasi adalah mengukur nilai dimana informasi menyediakan pengguna informasi. Kualitas sering dianggap sebagai subjek dan kualitas informas kemudian dapat berbeda diantara pengguna dan penggunaan informasi. Namun demikian, kualitas tingkat tinggi meningkatkan objektivitas atau setidaknya intersubjektivitas. Kesahihannya tampak sebagai satu elemen dari kualitas inforamsi, tetapi bergantung bagaimana didefinisikan, dapat juga dilihat sebagai mencakup beberapa demensi kualitas.
Jika tidak, diperkirakan bahwa sering terdapat bergantian (trade off) antara kasahihan dengn dimensi lain, aspek atau elemen dari informasi menentukan kelangsungan untuk tugas-tugas tertentu. Sejumlah demensi atau elemen yang digunakan dalam menilai kualitas informasi subjektif adalah:
• Kualitas informasi Intrinsik: Kesahihan, objektivitas, Keterpercayaan (believability), Reputasi
• Kualitas Inforamasi Kontekstual: Relevansi, Nilai Tambah, Ketepatan (timeliness), kelengkapan, jumlah informasi.
• Kualitas Informasi Representasional: Dapat ditafsirkan, mudah dipahami, penyajaian ringkas, penyajian yang konsisten.
• Kualitas informasi Aksesibilitas: Aksesibilitas, keamanan akses.
Walaupun sebagai istilah bahwa informasi mempunyai definisi yang kabur, ada seseuatu yang lebih umum yakni diskripsi kejadian. Ketika kejadian digambarkan tidak bisa secara subjektif dievaluasi untuk kualitasnya, karena terlalu banyak kejadian otonom dalam ruang dan waktu, deskripsi mereka, karena mempunyai atribut pemotongan, tidak dapat dihindari terikat oleh medium yang membawa informasi, dari saat awal kejadian yang digambarkan.
Dalam upaya menghadapi gejala alam ini, profesional yang memenuhi syarat kumpulan peneliti, mempunayi beberpa hal dalam metrik tertentu untuk diidentifikasi untuk kualitas informasi. Mereka juga digambarkan sebagai ciri kualitas informasi, karena mereka tidak mudah diukur, tetapi lebih subjektif diidentifikasi secara individual

b) Metriks kualitas
Kepengarangan mengacu pada keahlian atau status resmi sumber. Pertimbangkan reputasi penulis dan penerbit. Ketikan menangani informasi legal atau pemerintah,m kita perlu mempertimbangkan apakah sumber itu penyedia nformasi resmi. Pemastian diarahkan pada kemampuan seorang pembaca memastikan keabsahan sumber.

i) Ruang Lingkup
Ruang lingkup merujuk pada sejauh mana sumber menggali sebuah topik. Pertimbangkanlah waktu, geografis atau yurisdikis dan rung lingkup topik yang terkait atau lebih sempit.

ii) Komposisi dan Organisasi
Komposisi dan organisasi harus berkitan dengan kemampuan sumber informasi untuk menyajikan pesan secara koheren logis dan berurutan.

iii) Objektivitas
Objektivitas adalah ketika kita membaca naskah tampak adanya pemihakan penulis ketika seorang dia menafsirkan atau menganalisis fakta. Pertimbangkan penggunaan bahasa persuasif, penyajian sumber dari sudut pandang lain, ini merupakan alasan untuk menyediakan informasi dan advertensi.

iv) Integritas
Patuh terhadap prinsip moral, etika, dan menyeluruh,utuh dan tidak berkurang.

v) Kelengkapan
Ruang lingkupnyaluas atau melibatkan banyak hal dan kajiannya lengkap, memahami secara mental dan mempunyai pemahaman luas.

vi) Validitas
Validitas informasi harus berkait dengn tingkat kejelasan kebenaran informasi.

vii) Keunikan
Selama keunikan informasi adalah makna intuitif, juga secara nyata tidak menyiratkan gagasan yang berasal dari informasi tetapi juga cara penyajian sehingga muncul persepsi.

viii) Ketepatan Waktu
Ketepatan waktu mengacu pada saat penerbitan. Pertimbangkanlah publikasi, tanggal dibuat dan revisi.

ix) Dapat digandakan
Ini digunakan ketika mengacu pada informasi instruktif dan berarti metode terdokumentasi mampu digunakan pada data yang sama untuk mencapi hasil yang konsisten.

c) Manfaat Pelayanan bagi Pemustaka
Sementara kriteria evaluasi kualitas informasi dapat dianggap objektif, adalah untuk menilai manfaat adalah subjektif karena bergantung pada tugas, tujuan, dan karakteristik pemanfaatan informasi dari pemustaka.

d) Tugas, Tujuan dan Karakteristik Penggunaan Informasi Pemustaka
Model diagnostik informasi (yang diuraikan sebelumnya) dapat digunakan untuk menilai kecocokan karakteristik Pemustaka (pengetahuan, ketrampilan dan perpektif) dan tuntutan tugas (konteks dan kompleksitas) dengan produk yang dipaket. Jika terdapat paduan yang bagus antara dua pasang karakteristik, produk kemas ulang harus mudah dipahami dan diterapkan. Unsur lain yang berdampak pada kemudahan penggunaan berbeda dari media satu dengan media lainnya. Untuk simbol tekstual, misalnya, unsur-unsur itu termasuk legibility (misalnya kejelasan visual dan daya tarik estetika) dan penggunaan sarana menyeluruh (misalnya identifiers yang menggarisbawahi unsur penting dari isi).
Tujuan akhir kemas ulang adalah kebutuhan informasi manager dipenuhi secara memuaskan. Selama kepuasan pemustaka merupakan kriteria subjektif, harus dilengkapi dengan perlakuan yang lebih objektif. Misalnya peningkatan situasi masalah yang dianggap perlu dan akan meningkatkan produktivitas manager. Evaluasi secara keseluruhan harus termasuk ruang lingkup yang dipelajari pemustaka dan didukung dengan pelayanan kemas ulang. Misalnya menjadi lebih mencerminkan karakteristik pemanfaatan informasinya dan sumber-sumber informas yang lebih mudah dipahami. Akibatnya pengembangan pelayanan yang lebih tinggi amembangun pengalaman yang diperoleh pustakawan dan pemustaka dari pelayanan sebelumnya akan menandai interaksi antara pustakawan dan manager pada proyek proyek berikutnya. Jika hal seperti ini didapatkan, kemas ulang akan menghemat waktu manager, sekaligus meningkatkan ketrampilan keberaksaraan informasi mereka.

Daftar Bacaan

Agada, J (2000) Repackaging information. In Knowledge Management for the Information Professionals. Edited by T. Kanti Srikantaiah & M. Koenig. Pp. 333-346. Medford, N.J.: Information Today.
Ivanov, K. (1995). A subsystem in the design of informatics: Recalling an archetypal engineer. In B. Dahlbom (Ed.), The infological equation: Essays in honor of Börje Langefors, (pp. 287-301). Gothenburg: Gothenburg University, Dept. of Informatics (ISSN 1101-7422).
Saracevic, T., & Wood, J. B. (1981). Consolidation of information: A handbook on evaluation, restructuring and repackaging of scientific and technical information. Paris: UNESCO. P. 14-16
Wang, R. & Strong, D. (1996) “Beyond Accuracy: What Data Quality Means to Data Consumers”. “Journal of Management Information Systems”, 12(4), p. 5-34.