Terjemahan bebasnya adalah pengelolaan modal digital, dan sebagaimana namanya maka ini bukanlah sebuah perangkat keras atau perangkat lunak; bukan mesin atau teknologi tertentu. Digital Asset Management (DAM) dapat dikatakan sebagai serangkaian kebijakan dan komitmen yang menetapkan tujuan, lingkup, dan hasil yang ingin dicapai. Pada dasarnya DAM mencoba menjawab persoalan fundamental yang muncul dari lingkungan digital dan yang kini harus dihadapi para pengelola perpustakaan digital. Setiap perpustakaan digital atau lembaga induknya pasti berpotensi memiliki berbagai bentuk aset digital. Ambil contoh sebuah universitas, yang mungkin memiliki:
• Publikasi ilmiah
• Koleksi foto bernilai sejarah yang didigitalkan
• Publikasi universitas
• Buku langka dan manuskrip yang didigitalkan
• Rekaman video atau audio
• Program atau bahan simulasi
• Data statistik penelitian
Sebagian dari materi digital di atas mungkin born digital, sebagian lainnya bersumber dari bahan non-digital: ada yang kertas ada yang elektronik. Semuanya ini disimpan, boleh sendiri-sendiri oleh organisasi yang menghasilkannya, tetapi diintegrasikan ke dalam satu sistem yang mencakup seluruh lembaga. Dengan tetap memakai contoh di universitas, secara selayang pandang DAM dapat digambarkan seperti ini:
Di dalam gambar di atas, komponen “penyimpanan” seolah-olah satu dan terpusat, namun dalam kenyataannya dapat terdiri dari beberapa lokasi penyimpanan di tempat yang secara fisik terpisah-pisah. Wilayah yang berisi aktivitas manusia adalah kegiatan penelitian di sisi kiri dan belajar-mengajar di sisi kanan. Masing-masing aktivitas ini sedikit-banyaknya mengandalkan materi yang ada di penyimpanan. Misalnya, seorang peneliti menggunakan sebuah peta digital yang diambil dari Perpustakaan Pusat, lalu menyimpannya di sebuah laci (folder) di situs fakultas agar dapat dipakai rekan-rekan sepenelitiannya, atau dipakai untuk mengajar geografi di kelas. Mahasiswa kemudian juga dapat mengambil peta itu untuk digunakan dalam membuat tugas kuliah. Untuk memanfaatkan materi di tempat(-tempat) penyimpanan ini diperlukan sebuah mekanisme pencarian yang tersebar (federated search), dan hal ini dimungkinkan kalau ada semacam program agregator yang melakukan harvesting.
Penggunaan DAM pada dasarnya memang memungkinkan sebuah universitas mengelola dan mengendalikan pertumbuhan serta penggunaan materi digital yang semakin cepat bertambah, terutama yang berkaitan dengan makalah ilmiah, data statistik dan grafiknya, rekaman video dan audio, dan model-model atau simulai yang dibuat dengan komputer. Untuk mengatur semua ini dalam sebuah skala yang besar (sebuah universitas dapat memiliki puluhan departemen dan ratusan program), seringkali akhirnya diperlukan perangkat lunak yang berkategori enterprise software. Sistem seperti ini harus sekaligus merupakan sistem penyimpanan dan pengindeksan. Sistem ini dilengkapi aplikasi yang memungkinkannya berintegrasi dengan berbagai enterprise level system di sebuah universitas.
Berbagai sistem DAM juga bercirikan kemampuan mengintegrasikan berbagai kegiatan lokal, tanpa harus menyeragamkannya. Dapat dibayangkan, pengelolaan sumber daya digital di fakultas ilmu-pasti dan ilmu alam akan berbeda dari rekan mereka di fakultas ilmu sosial dan fakultas humaniora atau ilmu budaya. Walaupun format media yang digunakan mungkin serupa (sama-sama menggunakan video digital, misalnya), tetapi kandungan isi dan cara pemanfaatannya mungkin akan sangat berbeda. Itu sebabnya sistem DAM harus mampu mengakomodir kepentingan-kepentingan lokal, sekaligus mengintegrasikannya ke dalam sistem universitas yang lebih besar. Beberapa pengamat menganggap bahwa karakteristik DAM inilah yang membedakannya dari institutional repository yang lebih bersifat terpusat.
Dalam konteks yang lebih luas dari perpustakaan digital, DAM juga digunakan untuk keperluan pengelolaan aset perusahaan yang berbentuk digital, termasuk aset intelektual, seperti logo, video klip untuk periklanan, materi-materi digital yang diperjualkan lewat Internet sebagai bagian dari e-commerce, dan bahan kerja di rumah-rumah produksi (production houses) yang sekarang sudah goes digital. Media massa, terutama stasiun televisi, menggunakan DAM untuk mengelola materi mereka yang semakin lama semakin melulu berupa materi digital.