Pengertian hashing secara gampang dan awam adalah kegiatan meringkas. Dalam konteks pengindeksan teks, hashing merupakan pengubahan serangkaian karakter menjadi nilai atau kode yang menjadi “wakil” dari rangkaian karakter tersebut. Dengan kegiatan meringkas inilah, maka tercipta wakil-wakil yang kita sebut sebagai indeks untuk digunakan dalam temu-kembali informasi atau information retrieval . Berbeda dengan kegiatan membuat indeks yang dilakukan secara hastawi (manual) oleh manusia, kegiatan hashing dilakukan oleh mesin komputer berdasarkan program.
Sebagai contoh, mari kita perhatikan sebuah pangkalan data yang menyimpan informasi tentang mahasiswa. Nama mereka diurut menurut abjad, katakanlah ada empat nama yang diurut menurut nama belakang (nama keluarga):
• Abimanyu, Sarah
• Endrawan, Rudi
• Malik, Wandi
• Sutrisno, Dadi
Masing-masing nama di atas merupakan semacam kata-kunci untuk informasi tentang kegiatan dan kinerja mereka sebagai mahasiswa. Jika seseorang ingin mengambil data dari salah satu mahasiswa, maka biasanya ada mekanisme bagi komputer untuk menelusur satu persatu (karakter demi karakter) nama-nama tersebut sampai akhirnya bertemu dengan nama yang dicari. Ini akan memakan waktu, terutama jika jumlah nama yang harus ditelusur sangat banyak. Tetapi, kalau setiap nama mengalami hashing, maka dapat dibuat sebuah kode bagi setiap nama itu. Misalnya, dibuat kode 4 angka, sehingga:
• 7864 Abimanyu, Sarah
• 9802 Endrawan, Rudi
• 1990 Malik, Wandi
• 8822 Sutrisno, Dadi
Sekarang, jika ingin mencari nama seseorang, komputer tidak perlu menelusur satu persatu data yang ada di koleksi, melainkan melakukan penghitungan (komputasi) terlebih dahulu untuk menghasilkan kode dengan 4 angka, lalu barulah menelusur berdasarkan hasil penghitungan itu. Secara teoritis maupun praktis, maka cara ini akan sangat mempercepat proses pencarian dan penemuan data. Tetapi, ada pula kelemahannya. Hashing pada dasarnya membuat teks tersebar secara sangat acak dan dua istilah yang mirip atau mempunyai akar kata sama, dapat terpisah jauh di lokasi penyimpanan digital. Sebab itu, hashing kurang cocok untuk temu-kembali yang mengandalkan kesamaan atau kemiripan istilah.
Untuk dapat melakukan hashing, sebuah program komputer dibuat dengan menggunakan hashing algorithm atau hash function. Algoritme ini juga dapat dimanfaatkan untuk pembuatan tandatangan digital (digital signatures) dan proses autentifikasi dalam manajemen identifikasi digital.