Functional Requirements for Bibliographic Records (FRBR) adalah sebuah model yang diusulkan oleh International Federation of Library Associations and Institutions (IFLA) untuk menggambarkan hubungan antara dokumen (buku atau yang lainnya), pencipta, dan subjek. Diperkenalkan di tahun 1998, FRBR merupakan upaya mengurangi ketidak-terpakaian (redundancy) dan meningkatkan efisiensi cantuman-cantuman bibliografi dalam menggambarkan suatu entitas untuk berbagai keperluan. Hal ini berkaitan dengan sebuah kesepakatan dalam pertemuan para pakar pengatalogan yang diselenggarakan International Federation of Library Association (IFLA) di Jerman pada tahun 2003. Pertemuan itu menghasilkan “Statement of International Cataloging Principles,” sebagai sebuah upaya merevisi “Paris Principles” yang dibuat tahun 1961. Pernyataan tahun 2003 itu kemudian dikenal dengan “Berlin Principles”
Inti persoalan yang hendak diatasi FRBR adalah persoalan “karya” (work) yang dalam hal ini didefinisikan sebagai “a distinct intellectual or artistic creation”. Karya adalah elemen pertama dalam sebuah skema bibliografi. Karya dianggap sebagai sesuatu yang abstrak, dan akan sulit (bahkan boleh jadi tidak mungkin) dirujuk ke satu objek benda saja. Orang mengenali karya melalui elemen kedua, yaitu perwujudan atau ekspresinya. Karya itu sendiri terkandung di dalam berbagai ekspresi. Dari segi hirarki, maka di bawah “karya” ada “ekspresi” (expressions) yang merupakan “wujud” (atau realisasi) intelektual dari sebuah karya dalam bentuk alfa-numerik, notasi musik, koreografi, suara, gambar, objek, gerakan, dan sebagainya, atau kombinasi dari semua itu”.
Ekspresi juga masih dianggap abstrak sebab merupakan bentuk intelektual atau artistik yang hadir setiap kali sebuah karya diwujudkan atau direalisasikan. Termasuk dalam kategori “ekspresi” ini adalah kata-kata, kalimat, alinea, dan sebagainya yang muncul dari realisasi sebuah karya dalam bentuk teks; atau notasi, phrasing, dan sebagainya yang muncul dari realisasi sebuah karya dalam bentuk musik. Ekspresi tidak mempersoalkan unsur fisik (tidak mempersoalkan ukuran kertas atau panjang rekaman). Sebuah karya musisi besar Schubert, misalnya Trout Quintet, mengandung ekspresi dalam bentuk notasi musik, sebuah pertunjukan oleh kuartet dan pemain piano, atau sebuah permainan cello oleh seorang musisi.
Elemen ketiga, yaitu “manifestasi”, merupakan sesuatu yang kongkrit, sebab ia merupakan perwujudan fisik (physical embodiment) sebuah ekspresi dan sebuah karya. Termasuk dalam manifestasi ini adalah naskah, buku, jurnal, peta, poster, rekaman suara, film, rekaman video, CD-ROM, multimedia kits, dan sebagainya. Sebagai sebuah entitas, manifestasi merupakan keseluruhan objek fisik yang memiliki kesamaan karakteristik, baik dalam hal kandungan intelektualnya, maupun dalam hal bentuk fisiknya. Misalnya, karya pemusik Bach, Six Suites for Unaccompanied Cello, menjadi ekpresi dalam permainan seorang musisi yang direkam di tahun 1980. Salah satu manifestasi dari ekpresi ini adalah pita kaset yang dilepas tahun 1980 itu. Manifestasi lainnya adalah CD-ROM berisi musik yang persis sama dan dilepas tahun 1990.
Elemen keempat atau yang terakhir adalah sesuatu yang ada di tangan, disebut item, yang merupakan sebuah duplikat atau gandaan dari sebuah manifesasi (single exemplar of a manifestation). Jika manifestasi itu berupa buku, maka setiap copy dari edisi manifestasi tersebut adalah sebuah item. Untuk musik, setiap keping CD yang mengandung permainan seorang musisi adalah item. Satu item dari sebuah manifestasi mungkin saja menjadi berbeda dari item lain yang bersumber dari manifestasi pertama. Misalnya, jurnal yang dibundel di perpustakaan A adalah item yang berbeda dari jurnal yang tidak dibundel di perpustakaan B, walaupun bersumber dari manifestasi yang sama.
Gambar di atas memperlihatkan kotak dan tanda panah. Kotak adalah entitas, dan tanda panah adalah kaitan atau hubungan (relationships). Di dalam dunia teknologi pangkalan data, gambar seperti ini biasa disebut sebagai diagram hubungan antar-entitas, atau entity relationships diagram. Pada gambar, terlihat kaitan antara karya, ekspresi, manifestasi, dan item (satuan pustaka). Terlihat di sana ada dua macam tanda panah, yaitu yang berkepala tunggal (single arrow) dan berkepala ganda (double arrow). Dalam skema FRBR, panah tunggal dari “ekspresi” ke “karya” menyatakan bahwa setiap (satu) ekspresi hanya datang dari satu karya. Sedangkan panah ganda dari “karya” ke “ekspresi” menyatakan bahwa satu karya dapat dinyatakan melalui banyak ekspresi. Hubungan antara “karya” dan “ekspresi” biasanya disebut hubungan one-to-many (satu-dengan-banyak).
Sekarang mari kita bayangkan sebuah proses pencarian oleh seseorang, katakanlah si Polan yang ingin mendapatkan buku XYZ. Kita dapat mengatakan bahwa dia membutuhkan sebuah ekspresi berupa teks. Kebetulan, si Polan memerlukan buku “normal”, bukan buku yang dicetak dengan huruf besar-besar atau cetak-besar (large print). Itu artinya, si Polan memerlukan manifestasi normal. Kalau si Polan mencari buku XYZ melalui katalog, seringkali katalog hanya menyajikan daftar buku, termasuk buku XYZ, namun tidak ada penjelasan bagaimana informasi tentang buku itu mungkin punya kaitan dengan informasi lainnya. Kalau kebetulan, si Polan memerlukan buku dalam bentuk normal, dan kebetulan pula perpustakaannya memiliki koleksi buku itu, maka beruntunglah dia. Tetapi, jika buku XYZ ternyata memiliki manifestasi yang beragam, misalnya dalam bentuk e-book dan cetak-besar, selain juga dalam bentuk normal, seringkali katalog perpustakaan tidak punya cara untuk mengaitkan berbagai bentuk tersebut di satu saat yang sama.
Jika katalog tersebut memanfaatkan skema FRBR, maka seharusnya proses pencarian dipahami secara bertahap. Pertama, si Polan akan mendapatkan informasi tentang sebuah karya berjudul XYZ. Lalu dia akan mendapat informasi bahwa ada kemungkinan karya tersebut dinyatakan dalam berbagai ekspresi (mungkin saja XYZ sudah dinyatakan dalam bentuk film pendek, selain juga dalam bentuk teks). Di tahap berikutnya, ada informasi tentang berbagai manifestas. Mungkin saja ekspresi bentuk teks dari XYZ sudah diwujudkan dalam dua bentuk, yaitu teks cetak normal dan teks cetak-besar. Kalau si Polan memilih bentuk cetak normal, maka informasi selanjutnya merujuk dia ke sebuah satuan pustaka (item) tertentu, yakni buku XYZ cetak normal.
Dapat kita lihat di contoh sederhana di atas, bahwa katalogisasi dengan skema FRBR menjadi lebih rumit dan lebih bertahap. Namun hal ini sebenarnya merupakan antisipasi terhadap kemungkinan yang amat beragam tentang sebuah karya. Dalam dunia bibliografi, kompleksitas sebuah karya seringkali melibatkan sebuah rentang ekspresi. Misalnya, jika ada sebuah karya memiliki cetak pertama dan bentuk mikro (microfilm), lalu terbit sebagai edisi kedua yang diperbaiki sedikit dan edisi ringkasan, kemudian ada abstraknya, dan ada pula komentar oleh orang lain dalam bentuk resensi, maka terlihatlah rentang seperti ini:
Kita dapat melihat di gambar di atas, betapa sebuah karya -terutama karya-karya yang tergolong “besar” dalam arti bernilai tinggi di sebuah masyarakat- seringkali memiliki karakteristik mulai dari “sesuai aslinya” (ekuivalen), turunannya (derivatif), sampai komentar atau deskripsi tentangnya (deskriptif). Jika sebuah perpustakaan, terutama perpustakaan di tingkat nasional, memiliki semua ekspresi dan manifestasi dalam rentang ini, maka tentu akan sangat baik kalau perpustakaan itu membuat katalog yang dapat menyatukan semua informasi tentang karya besar tersebut. Dalam hal inilah, skema FRBR dapat membantu. Jadi, bisa dibayangkan kalau ide yang terkandung dalam karya Indonesia Menggoegat dapat dikatalog secara holistik sehingga semua informasi tentang ekuivalensinya (buku aslinya yang mungkin sudah rapuh, atau reproduksi digital aslinya), berbagai derivasinya (edisi terbaru, edisi ringkasan, abstrak atau ringkasannya), dan derskripsi (kumpulan resensi buku itu sepanjang masa).
Tentu saja ada dampak besar dari penggunaan skema FRBR untuk sebuah perpustakaan. Pekerjaan mendata dan membuat katalog bagi karya-karya besar akan menjadi lebih rumit dan dalam proses yang lebih panjang. Para perancang FRBR memakai asumsi bahwa kerumitan dan proses kerja ini dapat diatasi dengan bantuan teknologi komputer. Berbagai percobaan sudah diadakan di Amerika Serikat dan negara-negara maju lainnya, dan tampaknya FRBR akan semakin populer, terutama karena program-program komputer yang berorientasi FRBR sudah mulai dibuat. Beruntunglah, bahwa teknologi pangkalan data dan model entity relationships diagram (ERD) sudah cukup berkembang saat ini, sehingga sebenarnya FRBR dapat diaplikasikan ke database management system (DBMS).
Teknologi pangkalan data juga tidak asing lagi dengan model FRBR, misalnya dalam hal penggunaan atribut untuk masing-masing entitas. Selain itu, dari segi MARC para pengelola perpustakaan sebenarnya juga sudah lama akrab dengan konsep hirarkis dalam bentuk ruas (fields) dan sub-ruas (sub-fields). Penggunaan atribut dalam FRBR menjadikan setiap entitas lebih terinci lagi. Bukanlah pada tempatnya jika buku ini membahas semua atribut FRBR, tetapi sebagai contoh dapat dilihat atribut untuk “karya”, yang terdiri dari:
• title of the work
• form of work
• date of the work
• other distinguishing characteristic
• intended termination
• intended audience
• context for the work
• medium of performance (musical work)
• numeric designation (musical work)
• key (musical work)
• coordinates (cartographic work)
• equinox (cartographic work)
Selain title yang sudah lumrah dipakai di dunia bibliografi untuk mencirikan sebuah karya, juga ada form yang adalah kelas atau jenis karya (misalnya novel, drama, puisi, esei, biografi, simfoni, sonata, peta, gambar, lukisan, foto, dan seterusnya, dan sebagainya). Lalu ada medium dalam konteks karya musikal (misalnya karya diciptakan khusus untuk piano, atau khusus untuk gitar). Tentu saja, kompleksitas akan meningkat jika karya yang tadinya dibuat untuk piano lalu dimainkan dengan gitar dan direkam sebagai sebuah manifestasi baru. Ini sering terjadi dengan karya-karya musisi besar dunia. Sementara khusus untuk peta atau karya-karya kartografi, ada unsur koordinat dan equinox yang mengandung informasi tentang tahun sebagai titik rujukan dalam gambar atau model benda-benda angkasa.
Atribut dalam FRBR menjadi sangat banyak dan terinci, sebab terhadap unsur yang sama juga dikenakan untuk berbagai entitas. Misalnya unsur title ada untuk entitas ekspresi maupun untuk entitas manifestasi. Demikian pula, form adalah atribut yang dikenakan bagi ekspresi (misalnya notasi alfa-numerik, notasi musik, bahasa lisan, musik, citra kartografi, citra foto, karya pahat, tarian, dan sebagainya, dan seterusnya). Tentu saja atribut ini dapat segera dikaitkan dengan form dari entitas karya. Dus, sebuah karya yang punya form “simfoni” dapat segera dikaitkan dengan form “notasi musik” sebagai atribut dari entitas ekspresi.
Sementara itu, sebagai bagian dari instrumen penyimpanan dan temu-kembali, para arsitek informasi juga dapat menggunakan struktur data dalam model FRBR untuk mengaitkan atau memetakan (mapping) data dengan kebutuhan pengguna sistem. Dus, misalnya proses pencarian terdiri dari cari (find), temukan (identify), pilih (select), dan ambil (obtain) dapat dikaitkan dengan entitas karya, dan ekspresi, sedemikian rupa sehingga akan terlihat atribut mana yang paling mungkin dianggap sebagai titik penting dalam proses pencarian tersebut. Lihat contoh di tabel berikut:
Tiga simbol di kolom-kolom sebelah kanan dapat disepakati sebagai mengandung arti penting-tidaknya atribut tertentu bagi proses pencarian. Kalau ▲ adalah “sangat penting”, □ adalah “cukup penting”, dan ○ adalah “kurang penting”, maka kita dapat melihat bahwa ada atribut tertentu, seperti title of the work yang memang selalu jadi titik penting dalam proses mencari, menemukan, dan memilih sebuah karya di antara karya-karya lainnya. Ada juga atribut yang hanya penting pada saat seseorang harus menemukan dan memilih sebuah karya, misalnya atribut koordinat dalam karya kartografi. Juga ada atribut yang hanya penting ketika seseorang harus menentukan pilihan, misalnya atribut form of the work (apakah mau membaca novel, atau mendengarkan musik?). Dapat juga kita lihat bahwa tidak satu pun atribut yang berkaitan dengan karya bisa dikaitkan dengan proses pengambilan.
Sebaliknya, dalam entitas manifestasi akan terdapat banyak atribut yang berkaitan dengan proses pengambilan. Ketika akan mengambil sebuah satuan koleksi tertentu, maka wajarlah jika seorang pengguna berkepentingan untuk mengetahui tidak saja title of the manifestation, tetapi juga berbagai hal lainnya, termasuk siapa yang bertanggungjawab terhadap manifestasi itu (pengarang, penerjemah, komposer), edisi, tempat distribusi, hak akses, dan sebagainya.