Berbeda dengan dokumen kertas yang dalam dirinya sendiri merupakan entitas fisik yang dapat disimpan dan dikelola, dokumen elektronik atau dokumen digital memiliki karakteristik khusus. Untuk dapat menyimpan dan mengelola dokumen digital, sebuah sistem perlu memahami “bahasa” dokumen tersebut yang disebut dengan bahasa deskripsi dokumen atau documen description language (DDL). Dalam pembicaraan sehari-hari kita menyebut sebuah dokumen digital sesuai jenis bahasa dan formatnya, dari yang paling awal hadir di dunia teks komputer seperti ASCII dan Unicode, sampai yang terakhir, seperti XML, atau sesuai program yang menghasilkannya, misalnya yang paling umum adalah dokumen Word (dengan akhiran “doc”), RTF, Post Script dan PDF, dan sebagainya. Itu semua adalah DDL dan kehadiran berbagai jenis DDL ini seringkali menimbulkan isu-isu khusus yang memperlukan perhatian para pengelola perpustakaan digital, misalnya:

• Pada umumnya data di sebuah dokumen digital berumur lebih panjang daripada program, sistem operasi, atau perangkat keras yang menghasilkannya.
• Sebuah dokumen seringkali harus digunakan oleh lebih dari satu sistem, setidaknya untuk keperluan tukar-menukar.
• Fungsi DDL untuk menampilkan dokumen digital (baik di layar maupun untuk reproduksi tercetak) seringkali lebih dipentingkan pengguna, daripada fungsi perangkat lunak yang menjalankannya.

Pada saat ini, produksi dokumen digital sudah demikian merajalela, dan tidak ada salahnya jika orang menggambarkannya sebagai air bah yang mengancam akan menenggelamkan jagat informasi manusia. Berdasarkan tiga isu besar di atas, maka ketika sebuah perpustakaan digital mengembangkan koleksi dokumen digitalnya, berbagai pertimbangan harus diambil oleh pengelolanya. Beberapa di antara pertimbangan penting itu adalah:

• Dukungan terhadap keragaman bahasa. Sebagian besar DDL, kalau tidak dapat dikatakan semua, mendukung dokumen yang teksnya berbahasa Inggris dan berhuruf Latin. Namun seorang pengelola perpustakaan digital tentu harus berpikir, apakah DDL yang dipakai di koleksinya juga mendukung bahasa dan alfabet Cina, Jepang, atau Arab?
• Dukungan terhadap keragaman media. Dalam situasi dan kondisi multimedia saat ini, maka pengelola dokumen digital harus juga memahami seberapa leluasa sebuah DDL mampu menampung bentuk-bentuk lain selain teks, seperti misalnya formula matematik, tabel dan rumus-rumusnya, suara, video, atau program. Harus pula diingat, semakin banyak non-teks yang dapat dicakup dalam sebuah DDL, tentu semakin rumit pertimbangan penyimpanan, pengelolaan, maupun preservasinya.
• Transparansi. Maksudnya di sini adalah seberapa jauh sebuah DDL dapat diakses oleh berbagai aplikasi, terutama jika kita ingin mempertimbangkan pengembangan indeks otomatis terhadap beragam dokumen yang tersimpan dalam sebuah sistem temu kembali di perpustakaan digital.
• Struktur. Sewaktu seseorang menggunakan dokumen, seringkali dia hanya perlu menggunakan bagian-bagian tertentu dari dokumen tersebut. Itu sebabnya, sebuah DDL biasanya memiliki struktur, baik struktur logika (pembagian isi menjadi bab, sub-bab, dan seterusnya) maupun struktur tampilan. Keberadaan struktur di dalam DDL ini akan mempengaruhi kemudahan penggunaan.
• Dukungan pengait (link). Struktur sebuah dokumen juga seyogyanya memungkinkan seorang pembaca melompat-lompat dari satu bagian ke bagian lain. Jika DDL-nya mengandung fasilitas link secara internal, maka pembaca dapat lebih mudah melakukan pembacaan. Selain itu, dalam situasi berjaringan di Internet saat ini, sebuah dokumen nyaris tidak bisa berdiri sendiri. Selalu saja ada kemungkinan dan keinginan bagi si pengguna untuk mengaitkan satu dokumen dengan berbagai materi lain secara eksternal. Pertimbangan dalam mengoleksi dokumen digtal seharusnya memperhatikan hal ini.
• Dukungan metadata. Sebagian DDL memiliki fasilitas yang memungkinkan penghasil atau pengelola dokumen memasukkan metadata sebagai bagian dari dokumen itu. Ada yang sudah menyediakan kolom-kolom tetap untuk metadata, tetapi ada juga yang menginjinkan pengguna membuat variasi terhadap kolom dan isinya.
Sebagai contoh penggunaan kriteria-kriteria di atas untuk menilai DDL dalam konteks pengelolaan koleksi digital, Wilkinson, et. al. (1998) membuat tabel berikut:

Image:Tabel Document Description Languages (DDL).jpg