Jika seorang menulis dengan sebuah word processor, melengkapi tulisannya dengan foto-foto digital, mengirim semuanya itu lewat e-mail, dan karya tulis dan foto itu kemudian diubah menjadi sebuah situs yang hanya dapat dibaca di Internet, maka tulisan itu tersebut termasuk dalam katagori “born digital” alias terlahir dalam keadaan sudah digital. Semua materi yang pada dasarnya dibuat sebagai materi digital dan akan digunakan dan dipertahankan sebagai materi digital, merupakan materi yang born digital. Istilah born digital digunakan untuk membedakan materi itu dari dua materi lainnya, yaitu: 1) materi digital yang merupakan hasil konversi dari materi analog, misalnya sebuah lukisan yang dipotret dengan kamera digital, atau sebuah buku yang dipayar (scanned) untuk dijadikan buku-elektronik, dan 2) materi dibuat sebagai materi digital tetapi kemudian dicetak di atas kertas atau bentuk-bentuk lainnya.

Setelah komputer menjadi bagian yang tak terpisahkan dari kehidupan kita, maka materi-materi yang born digital ini semakin banyak. Permainan (games) komputer dan musik serta film yang sepenuhnya dihasilkan dalam bentuk digital, adalah contohnya. Di beberapa bidang, materi digital seringkali tak tergantikan oleh materi lainnya, atau akan menjadi terlalu merepotkan kalau diubah menjadi bentuk lain. Misalnya, materi-materi yang dihasilkan oleh program Computer Aided Design untuk membuat model-model produk di dunia industri dalam bentuk gambar digital tiga dimensi untuk dilihat di layar. Para arsitek dan perancang produk saat ini sangat bergantung pada materi digital seperti itu. Demikian pula materi digital yang digunakan untuk simulasi dalam kajian-kajian fisika, atau simulasi proses bisnis yang menggunakan program spreadsheet. Memang model atau simulasi ini dapat dipindahkan ke atas kertas, namun tentu saja ada banyak hal yang tidak dapat dilakukan di atas kertas. Itu sebabnya, para pengguna materi-materi itu lebih senang menggunakan bentuk born digital daripada bentuk lain. Para pustakawan, arsiparis, dan dokumentalis akhirnya perlu memikirkan bagaimana cara terbaik menyimpan materi-materi seperti itu.

Untuk keperluan penyimpanan dan pengelolaan dokumen, kita sering pula menggunakan istilah digital work bagi materi yang born digital. Ini berkaitan dengan upaya mengidentifikasi dan mengklasifikasi karya (work) yang akan disimpan di perpustakaan digital. Dalam hal ini, pustakawan digital diharapkan memahami beberapa hal pokok yang muncul akibat kehadiran materi digital yang mulai mmbludak; misalnya perbedaan antara karya (work) dan perwujudan (manifestation) dan berkas komputer (computer file). Banyak perpustakaan kini mengurus buku yang memiliki wujud alias manifestasi digital, sehingga harus disimpan dan dikelola dengan cara khusus, bersama-sama dengan karya yang benar-benar hanya berbentuk digital atau sering juga dikategorikan sebagai single manifestation work. Persoalan ini dibahas lebih lanjut di bawah tajuk Functional Requirements for Bibliographic Records (FBBR). Dalam praktiknya, perbedaan dan keragaman maninfestasi karya ini menimbulkan persoalan khusus dalam pengatalogan. Contoh kerepotan ini, misalnya, dialami oleh pengelola World Catalog atau biasa disingkat WorldCat – sebuah katalog raksasa yang tersedia di Internet, mengklaim punya lebih dari 1 milyar data katalog dari 10.000 perpustakaan di seluruh dunia[1].

Sebagian besar karya digital (digital works) di WorldCat (yaitu karya yang setidaknya memiliki satu manifestasi digital) adalah karya yang born digital, dan/atau karya yang digital yang tidak diketahui apakah memiliki bentuk lainnya atau tidak. Misalnya, sebuah gambar digital seringkali sebenarnya memiliki bentuk asli dalam bentuk tercetak, tetapi siapa yang menyimpan bentuk itu, dan apakah ada katalognya? Hal-hal yang tampaknya “remeh” seperti ini seringkali akhirnya menimbulkan persoalan, terutama dalam hal penyimpanan untuk waktu lama atau preservasi digital.

Persoalan teknis lainnya yang segera muncul tentu saja adalah persoalan jumlah “ruang digital” yang diperlukan untuk menyimpan materi-materi digital. Jika buku cukup disimpan dalam sebuah rak, dan rak tersebut kasat mata sehingga mudah dikelola secara fisik, maka materi-materi digital memerlukan tempat yang tidak dapat langsung dilihat besar-kecil daya tampungnya. Kalau kita bicara ukuran sebuah hard disk di komputer, maka kita tidak bisa langsung “melihat” ukuran tersebut, dan ukuran fisik sebuah media penyimpan tidak langsung memperlihatkan kapasitasnya; tengok saja ukuran flash disk saat ini! Tambahan lagi, teknologi media penyimpan digital ini masih terus berkembang, dan apa yang digunakan 10 tahun silam belum tentu dapat digunakan lagi sekarang. Kalau kita menyimpan informasi dalam bentuk buku, maka bentuk itu dapat tetap dipertahankan selama 100 tahun, asalkan fisik kertasnya dirawat dengan seksama. Kalau kita menyimpan informasi dalam bentuk floppy disk 10 tahun yang lalu (apakah Anda masih ingat bentuk disk ini?), maka besar kemungkinan sekarang kita kerepotan menemukan alat untuk membacanya, kecuali kita menyimpan pula alat itu.

Jadi, materi-materi digital, dan terlebih-lebih materi yang born digitalmembawa serta dua persoalan sekaligus, yaitu persoalan media penyimpan dan alat bacanya. Ini mirip dengan persoalan media penyimpan film mikro (micro film) yang kini nyaris punah. Media ini hanya dapat dibaca dengan pembaca mikro (micro reader) yang sudah tidak diproduksi lagi. Ketika teknologi komputer muncul, banyak film mikro yang diubah menjadi berkas komputer. Apakah persoalan selesai? Ternyata tidak. Berkas komputer itu pada mulanya disimpan dalam floppy disk, tetapi dalam waktu cepat teknologi berubah, dan kini floppy disk pun sudah jarang -kalau tidak dapat dikatakan tidak lagi- diproduksi. Perubahan dalam teknologi komputer amat cepat, jauh lebih cepat dari perubahan teknologi media mana pun yang pernah dikenal manusia. Akibatnya, pihak-pihak yang berurusan dengan penyimpanan materi digital harus mengikuti terus perkembangan teknologi media penyimpan komputer.

Khusus untuk materi yang born digital dan yang tidak mungkin sama sekali diubah menjadi materi bentuk lain, pengelola lembaga penyimpanannya harus pula memikirkan cara terbaik menyimpan versi program untuk membaca materi tersebut. Misalnya, jika sebuah berkas digital dihasilkan oleh AutoCad (salah satu program disain berbantuan komputer) versi awal yang muncul sekitar 10 tahun lalu, maka seorang pustakawan digital harus segera memastikan bahwa dia menyimpan pula program versi awal tersebut, kalau-kalau diperlukan oleh pengguna di masa kini (yang mungkin tidak punya lagi program itu). Atau setidaknya, si pustakawan digital harus memastikan bahwa materi buatan 10 tahun yang lalu itu masih dapat dibaca oleh versi-versi AutoCad terbaru. Mungkin dia harus melakukan beberapa kali konversi, dan menyimpan hasil-hasil konversi ini secara terpisah. Dengan kata lain, pustakawan yang mengurusi sebuah materi born digital barangkali harus juga harus sangat paham tentang program komputer pembuat dan pembaca materi tersebut!

Para arsitek bangunan dan insinyur sipil saat ini merupakan para pengguna yang sangat peduli pada masalah penyimpanan materi born digital. Dalam sebuah konfresi internasional di Amerika Serikat tahun 2000[2] (Architectural Records Conference) salah seorang pembicara mengingatkan bahwa ada sebuah “jurang yang menganga” dalam hal penanganan dan pengelolaan berkas-berkas digital di bidang arsitektur dan bangunan, sebab banyak institusi yang kelabakan mengikuti perkembangan teknologi penyimpan dan pembaca program-program disain berbantuan komputer. Seorang pembicara lain mengatakan ada “25 year gray area” dalam bidang dokumentasi arsitektur dan bangunan sipil karena kurangnya perhatian terhadap dokumentasi digital. Persoalan tambah rumit karena kalau pun ada beberapa institusi yang sudah rajin menyimpan materi digital bidang arsitektur, maka tetap ada kesulitan dalam tukar menukar atau saling pinjam karena tidak ada kesepakatan dalam hal cara menyimpan dan membaca hasil simpanan itu. Persoalan dalam bidang arsitektur ini patut menjadi contoh dari kerepotan yang harus dihadapi pustakawan digital.

Ongkos untuk menyimpan materi born digital juga tidak kecil, terutama kalau kita memperhitungkan juga ongkos melatih pustakawan merawat materi itu sekaligus mengikuti perkembangan teknologi komputer. Seringkali, para pengelola preservasi digital ini harus membujuk para pengguna untuk ikut ‘menanggung ongkos’, terutama ongkos mengembangkan perangkat lunak pembaca materi born digital. Misalnya, perpustakaan lalu tidak perlu memperbarui (update) perangkat lunak setiap kali ada versi baru. Cukup menyediakan materi dalam bentuk versi lama atau versi orisinal, dan mempersilakan pengguna mengupayakan sendiri perangkat lunak yang dapat membaca atau mengubah (konversi) materi tersebut. Ini terutama terjadi di bidang yang spesifik, misalnya arsitektur dan industri besar yang menggunakan perangkat-perangkat lunak berharga mahal.

Di negara-negara yang saat ini sudah mulai banyak bergantung kepada materi digital, persoalan born digital seringkali menjadi masalah nasional. Di Amerika Serikat, misalnya, sebuah studi di tahun 2003 yang dilakukan Art Institute of Chicago dan melibatkan para arsitek, ilmuwan, kurator musium dan teknolog, menunjukkan bahwa ternyata tidak satu pun museum atau badan arsip di negeri itu yang punya kesiapan memadai dalam menyimpan dan mengelola materi born digital. Hasil kajian ini mendorong pembentukan sebuah komite yang merekomendasikan penggunaan model Open Archival Information System (OAIS) untuk kepentingan penyimpanan dan pengarsipan data digital. Dalam rekomendasi tersebut, ada ketentuan tentang enam langkah pengelolaan materi, khususnya yang born digital, mulai dari penyiapan (preparing), pengumpulan dan pengolahan (collecting and processing), pengatalogan (cataloging), penyimpanan (storing), perawatan (preserving), dan penyediaan akses (accessing digital design data). Laporan komisi dan rekomendasinya dapat dilihat secara lengkap di alamat berikut: http://www.artic.edu/aic/collections/dept_architecture/dddreport/0C.pdf

________________________________________ [1] http://www.worldcat.org/ [2] Lihat http://www.ccaha.org/arch_records.php