Perpustakaan digital cenderung mengandalkan pangkalan data yang seringkali bersifat eksternal, baik sebagai bagian dari kerjasama antar perpustakaan (yang adalah ciri khas dari fenomena perpustakaan digital), maupun sebagai bagian dari langganan ke penyedia jasa komersial, atau sebagai bagian dari sistem informasi lembaga induk tempat perpustakaan digital itu berada. Salah satu ciri yang memusingkan banyak pustakawan digital adalah kenyataan bahwa pangkalan data ini cenderung besar dari segi jumlah kandungannya, cepat berubah dari segi isinya, dan menawarkan berbagai jenis materi digital.

Ini menimbulkan keragaman dalam soal manajemen data, yang berdampak pada kerumitan dalam akses. Kerepotan juga sering muncul dari kenyataan bahwa masing-masing institusi yang mau ikut dalam kolaborasi perpustakaan digital cenderung memiliki cara sendiri dalam mengelola koleksi digital mereka. Belum lagi ditambah kenyataan bahwa pengguna jasa perpustakaan digital juga cenderung semakin beragam dalam kebutuhan dan kepentingannya. Dalam keadaan seperti ini, maka muncul persoalan interoperability. Secara sederhana dapat dikatakan di sini, persoalan interoperability adalah persoalan penyelarasan teknologi untuk menjamin kelancaran komunikasi dan penggunaan sumberdaya digital secara bersama. Penyelarasan ini dapat dimulai dari salah satu segi paling dasar dalam sistem menyimpan dan menemukan kembali data digital, yaitu dari segi metadata.

Seringkali, dua skema yang berbeda memerlukan penyelarasan karena persoalan penamaan atau perbedaan dalam pembagian data, misalnya seperti ini: 100 a Shakespeare, William d 1564-1616 <dc:creator>Shakespeare, William, 1564-1616</> 245 a Hamlet <dc:title>Hamlet</> 260 a New York: b Penguin Books, c 2003 <dc:publisher>Penguin Books</> <dc:date>2003</> Di sebelah kiri menggunakan MARC dan di sebelah kanan menggunakan Dublin Core (atau DC). Mudah bagi kita untuk melihat di contoh di atas bahwa ruas 100 di skema MARC sama dengan <dc:creator> di DC, sama-sama mengandung data tentang pengarang, walau juga ada perbedaan karena MARC membagi deskripsi pengarang dalam dua sub-ruas sementara DC menyatukannya. Hal yang sama terjadi dengan ruas-ruas lainnya. Perbedaan dan persamaan kedua skema ini relatif sederhana, dan untuk memastikan bahwa keduanya dapat dipertukarkan, seringkali dibuat sebuah tabel yang menggambarkan apa yang disebut crosswalks -semacam “jembatan” berbentuk sebuah daftar tentang “terjemahan” istilah di satu skema dengan istilah di skema lainnya. Misalnya seperti ini:

Berkas:AP.jpg

Contoh di atas memang terlihat sederhana. Dalam kenyataannya keragaman dalam hal kandungan, cara pengelolaan, dan pemanfaatan data di sebuah sumber digital seringkali menimbulkan keragaman yang sangat banyak dalam hal elemen-elemen metadata. Walaupun dua institusi sama-sama menggunakan skema metadata yang umum, tetapi sangat mungkin satu institusi menggunakan beberapa elemen tambahan yang tidak digunakan di institusi lainnya. Jika ada dua atau lebih sistem perpustakaan digital memiliki perbedaan seperti itu, maka akan muncul upaya-upaya cross-walking atau data mapping di antara mereka atau peleburan beberapa metadata dalam satu pangkalan data. Biasanya upaya-upaya ini melibatkan pengambilan-pengambilan keputusan yang tidak sederhana karena berurusan dengan persoalan sifat data yang rumit.

Untuk keperluan penyelarasan metadata inilah diperlukan pengembangan apa yang disebut application profiles. Secara sederhana dapat dikatakan, pembuatan application profiles ini adalah kegiatan memastikan bahwa sebuah sistem perpustakaan digital memiliki semacam “inti” (core) atau “akar” (root) bagi skema metadata yang akan digunakannya. Setiap perpustakaan digital memerlukan kepastian tentang elemen-elemen metadata, dan semua kepastian ini dicantumkan dalam sebuah daftar yang mirip sebuah kamus kecil yang akan selalu dirujuk oleh pengembang perangkat lunak temu kembali atau pengembang pangkalan data. Seperti yang dibahas di bawah tajuk Metadata, kebiasaan membuat “kamus” ini sudah berkembang dalam bidang Database Management System, yaitu dalam bentuk pembuatan data dictionary. Sedangkan dalam konteks perpustakaan digital, application profiles didefinisikan sebagai: Sebuah deklarasi atau penjelasan tentang istilah-istilah teknis yang dipakai oleh sebuah organisasi, sumberdaya informasi, aplikasi, atau pengguna sebuah sistem metadata.

Dalam pengertian umum, application profiles mengandung serangkaian elemen, kebijakan, dan panduan metadata untuk keperluan aplikasi atau implementasi teknologi di bidang tertentu.[1]. Sebuah application profile dapat juga dilihat sebagai sekumpulan elemen metadata yang dipilih dari satu atau lebih skema metadata untuk disatukan dalam sebuah skema campuran bagi keperluan unik atau keperluan lokal. Dengan cara ini, sebuah application profiles sebenarnya memenuhi prinsip modularity[2] dan extensibility[3]. Tujuan dari pembuatan application profiles adalah untuk menyesuaikan atau menggabungkan skema-skema yang sudah ada menjadi sebuah paket yang secara khusus disusun untuk memenuhi kebutuhan tertentu, sambil mempertahankan interoperability dengan skema dasar (Duval et al. 2002). Elemen-elemen yang akan dipakai sebuah sistem metadata selanjutnya dapat diperhalus atau dipersempit, tetapi tidak boleh diubah-ubah. Dengan memperhatikan prinsip modularity dan extensibility, sebuah application profiles menjadi lebih dari sekadar dokumentasi atau formulasi pemandu pembuatan sistem, tetapi juga merupakan upaya mengakui perlunya fleksibilitas bagi para pengembang lokal untuk memenuhi kebutuhan khusus, daripada harus bergantung sepenuhnya kepada sebuah skema metadata yang dibuat oleh orang lain. Sebuah sistem perpustakaan digital yang memiliki application profile akan memiliki semacam daftar keputusan yang seragam tentang tata cara penggunaan dan pengisian metadata.

Keputusan-keputusan ini tercatat serta tersimpan dengan baik, sehingga di kemudian hari akan sangat berguna untuk keperluan perpindahan data (migrasi data), pemanenan data (harvesting), dan proses-proses automasi lainnya. Dengan kata lain, ada fungsi contoh-pemakaian atau template dalam pendokumentasian agar tercipta sebuah konsistensi di dalam sebuah sistem. Lebih jauh lagi, dokumentasi ini dapat menjadi landasan bagi pengembangan selanjutnya, jika sebuah sistem mengalami perluasan atau perubahan teknologi yang mendasar. Dari segi kerjasama antar perpustakaan digital, jelas pula bahwa dokumentasi ini dapat membantu pembuatan model data yang akan dipakai bersama oleh berbagai institusi untuk saling berkomunikasi. Sebuah application profiles menjawab kepentingan-kepentingan lokal yang seringkali muncul karena permintaan khusus dari pengguna dalam hal akses informasi. Namun, karena dibangun dengan mengambil beberapa elemen dari skema metadata yang sudah ada sebelumnya, maka application profile itu tetap memenuhi prinsip interoperability. Dalam konteks ini pula lah terlihat pentingnya dokumentasi yang baik dan sistematis tentang semua elemen di sebuah application profiles.

Termasuk di dalam dokumentasi ini adalah semua keberhasilan yang hendak dilanjutkan, maupun kegagalan yang hendak dihindari, serta pengalaman dari pihak lain yang mungkin relevan untuk dicatat. Dokumentasi seperti ini amat penting, karena dapat menjadi panduan bagi pihak-pihak di sebuah sistem perpustakaan digital yang ingin menggunakan dan mengembangkan metadata untuk keperluan tertentu, misalnya pembuatan sistem temu-kembali, pengembangan sistem preservasi digital, dan sebagainya. Secara umum dapat dikatakan bahwa ada 3 jenis application profile, tergantung dari luas cakupan dan tujuan pembuatannya, yaitu:

1. Berbasis komunitas spesifik atau berdasarkan format yang sudah lama dipakai. Termasuk dalam jenis ini adalah application profile yang dibuat Dublin Core Metadata Initiative[4] dan Video Development Initiative.[5]
2. Dibuat oleh konsorsium atau kelompok-kelompok yang berkolaborasi sebagai upaya menciptakan panduang bersama bagi masing-masing anggota kelompok. Termasuk dalam jenis ini adalah application profile yang dibuat oleh Canadian Culture Online[6].
3. Dibuat oleh para pelaksana lokal untuk mendokumentasikan kebiasaan-kebiasaan lokal, mencatat perubahan-perubahan yang dilakukan, sekaligus memastikan keselarasan dengan standar-standar yang lebih umum. Di tingkatan seperti ini, sebuah application profile seringkali disebut data dictionaries, karena biasanya tidak terlalu rinci dan lebih berupa “resep” praktis. Contohnya adalah yang digunakan sebuah universitas, seperti di University of Washington[7]. </p>

Selanjutnya harus dibedakan pula antara namespace schema dan application profile schema. Sebuah namespace schema mengandung semua elemen yang ditetapkan oleh sebuah badan pelaksana atau registrasi untuk namespace yang bersifat internasional. Sementara application profiles jelas disusun secara khusus dan lokal (tailored) untuk implementasi spesifik dan biasanya mengandung kombinasi dari beberapa bagian yang diambil dari satu atau lebih skema namespace. Skema namespace ditetapkan di dalam kerangka W3C XML dan memungkinkan identifikasi elemen secara unik. Hal ini akan dibahas dalam konteks XML. Application profiles dapat menggunakan elemen-elemen data yang diambil dari satu atau lebih skema namespace, digabungkan oleh si pengembang dan dioptimalkan untuk aplikasi lokal tertentu. Application profiles ini sangat berguna sebab merupakan semacam deklarasi bagaimana skema-skema diterapkan dalam kasus tertentu. Dari deklarasi ini pihak lain dapat mengatur upaya penyelarasan untuk keperluan kerjasama, terutama kerjasama pertukaran data. Sebenarnya, kebiasaan membuat deklarasi seperti ini juga sudah lama digunakan dalam bidang komputer. Misalnya, dalam bidang temu-kembali, dikenal adanya Z39.50 application profiles [8] yang sudah lama dipakai oleh para pengembang program perangkatlunak untuk bersepakat dalam hal penggunaan unsur-unsur standar Z39.50 .

________________________________________ [1] Lihat http://www.dublincore.org/documents/usageguide/glossary.shtml [2] Modularity penting ketika ada keragaman dalam hal isi, gaya, dan pendekatan untuk deskripsi sumberdaya digital. Prinsip modularity memungkinkan perancang skema metadata menciptakan campuran-campuran baru dari skema yang sudah ada, dan memanfaatkan pengalaman dalam pengelolaan sebelumnya, daripada membuat elemen baru sama sekali. [3] Setiap sistem metadata sebaiknya memungkinkan berbagai perluasan (extensions) sehingga keperluan-keperluan khusus yang bersifat lokal dapat diakomodir. Beberapa elemen memang bersifat umum di hampir semua skema metadata, misalnya konsep pencipta sebuah karya. Ada juga elemen-elemen yang hanya diperlukan untuk bidang tertentu, misalnya luas wilayah yang dinaungi awan di bidang meteorologi. [4] http://dublincore.org/documents/library-application-profile/ [5] http://www.vide.net/workgroups/videoaccess/resources/vide_dc_userguide_20010909.pdf [6] http://www.canadianheritage.gc.ca/progs/pcce-ccop/reana/sm-ms/metadata_report_e.pdf [7] http://www.lib.washington.edu/msd/mig/datadicts/default.html [8] http://www.loc.gov/z3950/agency/profiles/profiles.html